Já parou para pensar em quantas informações precisamos reunir para garantir o cumprimento dos direitos e deveres dos trabalhadores?

Em janeiro de 2018, o governo implementou o e-Social para simplificar o cumprimento das obrigações trabalhistas e eliminar a redundância das informações prestadas por Pessoas Jurídicas e Físicas à Receita Federal.

Mas como operam as novas regras do e-Social? Acompanhe as informações que nós preparamos para você!

O que é e-Social e quais são seus benefícios?

O e-Social é uma ferramenta de unificação das informações que se referem à escrituração de obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas. Sua função é padronizar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição desses dados em nosso país, tornando o cumprimento das leis mais simples.

O e-Social integra o Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED), e consolida os bancos de dados e processos da Caixa Econômica Federal, Receita Federal e do Ministério do Trabalho e Emprego. Aos poucos, essa ferramenta substituirá a DIRF, a RAIS, a SEFIP, o CAGED e outros.

Alguns tributos continuam a ser pagos mensalmente, como a contribuição previdenciária, o FGTS e o IRRF. No futuro, é possível que as empresas gerem apenas um boleto para todas as suas obrigações trabalhistas.

O que mudou para as empresas com as novas regras do e-Social?

Com o sistema do e-Social, os profissionais de RH fazem reports e os enviam para o sistema da Receita Federal.

O órgão, então, valida a informação enviada e emite um número de protocolo indicando que todos os dados foram recebidos. Esse processo mudou a rotina de emissão e transmissão das obrigações trabalhistas em âmbito organizacional, como você confere a seguir.

Padronização do envio

Na plataforma do eSocial, o usuário não precisa integrar formulários e declarações. Com a padronização do envio, a quantidade de obrigações é reduzida, favorecendo a segurança jurídica e a transparência.

Dispensa o uso de um Programa Gerador de Declaração (PGD)

Para enviar os dados, o usuário utiliza o Web Service e o Portal Web. O próprio e-Social faz as validações, e dispensa o uso de um PGD para criar e transmitir eventos.

Prazos

As admissões são enviadas ao e-Social antes do empregado iniciar as suas atividades e as demissões também exigem que as empresas informem o ocorrido dez dias após o término do contrato.

No caso do aviso prévio, o pedido de desligamento exige 10 dias de prazo. O pagamento das férias também exige que a empresa informe data de pagamento, remuneração, afastamento e data de retorno.

Dessa forma, portanto, as empresas não podem mais fazer admissões, pagamentos e desligamentos no modo retroativo.

Colaboração em outros setores

Integrado ao sistema da Receita Federal, o programa e-Social requer que os profissionais de RH verifiquem a consistência das informações. Por isso, outros setores da empresa passam a cooperar mais, garantindo o cumprimento da CLT.

Sigilo fiscal

O comando é feito com um certificado digital ou um código de acesso. Com isso, apenas o empregador tem acesso às informações do colaborador. Somente as entidades e órgãos que participam do projeto podem realizar o acesso.

Quais empresas são obrigadas a transmitir informações trabalhistas pelo e-Social?

O sistema entrou em fase de homologação em junho de 2017 para empresas que tiveram um faturamento superior a R$78 milhões em 2016, de forma que, a partir de janeiro de 2018, ele passou a ser obrigatório para todas as empresas que atingem essa faixa de faturamento.

De junho de 2018 em diante, a obrigatoriedade de transmissões de informações trabalhistas condizentes com as determinações do e-Social foi estendida a todas as empresas, incluindo Microempreendedores Individuais (MEIs), empresas de pequeno porte e microempresas.

Nesse mesmo período, a obrigatoriedade de transmissão de informações trabalhistas por meio do eSocial ainda passou a ser exigida de patrões de empregados domésticos, com uma diferença mínima entre as ferramentas, já que os dados são inseridos na plataforma do e-Social doméstico.

Como o e-Social se adaptou à nova legislação trabalhista?

O e-Social incorporou as mudanças da Lei n.º 13.467, de 13 de julho de 2017 e, por isso, passou a admitir a transmissão de dados das modalidades de trabalho implementadas pela Lei, como a jornada intermitente, o teletrabalho (home office) e a contratação por empreitada.

A partir das informações fornecidas, a ferramenta realiza o cálculo dos impostos devidos pelas empresas de acordo com a legislação e de forma automatizada.

Quais as principais mudanças no e-Social em 2021?

Em 2021, algumas mudanças foram implementadas no e-Social. A nova versão foi chamada de e-Social 2.5 (v. S-1.0) e teve a contribuição de instituições, confederações patronais, órgãos públicos e empresas.

Participaram do projeto equipes especializadas do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), da Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação (Brasscom), da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon), por exemplo.

Veja algumas dessas mudanças a seguir:

• instintividade: a plataforma do e-Social será mais intuitiva, logo, o usuário encontrará as informações e poderá fazer edições dos eventos com maior facilidade;
• integração: a nova versão também será integrada a outros sistemas e as informações transmitidas utilizadas pela Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social e o Ministério do Trabalho e Emprego;
• desburocratização: substituição de algumas obrigações acessórias para facilitar a rotina de transmissão das informações e exigência única do CPF como documento de identificação do trabalhador (exclusão do NIS);
• agilidade: a não solicitação de informações já conhecidas ou constantes em outras bases de dados também facilita as rotinas de lançamento de dados e a geração de relatórios;
• simplificação: eliminação de pontos de complexidade, como a redução do número de eventos ou do número de campos para preenchimento na interface do sistema. Além disso, o novo sistema facilita a prestação de informações destinadas ao cumprimento de obrigações fiscais, previdenciárias, depósitos de FGTS e de remunerações;
• flexibilização das regras de impedimento para o recebimento de informações, como as pendências geradas pela alteração das regras de fechamento da folha de pagamento.